Wissen · Maschinenbauer
Was brauche ich als Maschinenbauer für ein Kundenportal mit Ersatzteilshop, Serviceanfragen und Maschinenakte?
Von Gerd Bart, Gründer und Geschäftsführer · Stand
Kurz gesagt
Sie brauchen vor allem Daten und Abläufe, die Software ist der kleinere Teil: Ihre installierte Basis mit Seriennummer und Kunde, eine Stückliste je ausgelieferter Maschine, die Unterlagen dazu, eine Anbindung an Ihr ERP für Preise und Bestellungen und ein Team, das Serviceanfragen beantwortet. Dazu kommt die Frage, wo Ihr Kunde das Portal nutzt, denn er hat Maschinen vieler Hersteller und bekommt von vielen ein eigenes Portal. Bei Transaction-Network zum Beispiel übernehmen das die Module Asset Management für die Maschinenakte, E-Commerce für den Ersatzteilshop und Service Requests für die Anfragen, im Konto, in dem Ihr Kunde alle seine Maschinen führt.
Was die drei Bausteine leisten müssen
Die Maschinenakte ist die Grundlage. Ersatzteilshop und Serviceanfragen funktionieren nur so gut, wie die Akte weiß, welche Maschine bei Ihrem Kunden steht.
Maschinenakte.
Je Seriennummer: Kunde und Standort, die Stückliste der ausgelieferten Maschine, Handbücher und Unterlagen, Softwarestand und alles, was an der Maschine gemacht wurde.
Ersatzteilshop.
Ihr Kunde findet das Teil in der Stückliste seiner Maschine, sieht seinen Preis und die Verfügbarkeit und bestellt. Nachfolger abgekündigter Teile und passende Ersatzteilpakete stehen gleich dabei.
Serviceanfragen.
Ihr Kunde fragt zu einer bestimmten Maschine an, nach Hilfe, einem Angebot oder Teilen, und sieht, wie weit seine Anfrage ist. Ihr Team antwortet im selben Vorgang.
Die Daten, die vorher stehen müssen
Die meiste Arbeit steckt in den Daten. Prüfen Sie vor der Auswahl einer Software, ob Sie diese fünf Dinge haben und woher sie kommen.
| Daten | Woher sie meist kommen | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Installierte Basis | ERP, Auftragsabwicklung, Servicedatenbank | Welche Maschine mit welcher Seriennummer bei welchem Kunden steht, auch nach Umzug oder Weiterverkauf. |
| Stückliste je Maschine | ERP oder PLM | Die Stückliste genau der ausgelieferten Maschine, mit Nachfolgern und Umbauten. Eine Stückliste je Baureihe reicht nicht. |
| Unterlagen | Technische Redaktion | Handbücher je Seriennummer und Sprache, in der gültigen Fassung. |
| Preise und Verfügbarkeit | ERP | Die Preise Ihres Kunden und der Bestand, so aktuell wie in Ihrem ERP. |
| Kontakte beim Kunden | CRM | Wer beim Kunden bestellt und wer Serviceanfragen stellt, damit Sie die Richtigen einladen. |
Ist die Stückliste unvollständig, findet Ihr Kunde das Teil nicht und ruft wieder an. Fangen Sie deshalb lieber mit weniger Maschinen und sauberen Daten an, etwa mit den Baureihen der letzten zehn Jahre.
Anbindung und Abläufe in Ihrem Haus
Vom ERP ins Portal.
Kundenpreise und Verfügbarkeit, damit Ihr Kunde sieht, was er zahlt und wann das Teil kommt.
Vom Portal ins ERP.
Bestellungen, damit niemand sie abtippt, und Angebotsanfragen, damit Ihr Innendienst sie im gewohnten System bearbeitet.
Wer antwortet.
Legen Sie fest, wer Serviceanfragen beantwortet und in welcher Zeit. Ein Portal, auf das niemand antwortet, schadet mehr, als es nützt.
Wer die Daten pflegt.
Neue Maschinen, geänderte Stücklisten und neue Unterlagen müssen laufend dazukommen. Klären Sie, wer das tut, bevor das Portal startet.
Die Frage, die oft fehlt: Wo nutzt Ihr Kunde das Portal?
Weniger als 30 % der Einkaufsverantwortlichen nutzen die digitalen Angebote ihrer Lieferanten, unter anderem, weil ihnen der Nutzen nicht klar ist (McKinsey, 250 Befragte in Nordamerika und Europa, 2025). Ihr Kunde hat Maschinen vieler Hersteller, und viele davon bieten ihm ein eigenes Portal an. Ihres öffnet er nur, wenn er gezielt nach Ihnen sucht.
Zwei Wege sind üblich. Sie bauen ein eigenes Portal für Ihre Maschinen, oder Sie bringen Ihre Teile, Ihre Unterlagen und Ihren Service in ein herstellerneutrales Konto, in dem Ihr Kunde alle seine Maschinen führt. Den ersten Weg gehen Sie allein, auf dem zweiten nutzen Sie eine Infrastruktur, die auch andere Hersteller nutzen.
Wie Transaction-Network das abbildet
Transaction-Network ist eine herstellerneutrale Software für den Service an Maschinen. Ihr Kunde führt dort alle seine Maschinen in einem Konto, auch die anderer Hersteller. Sie wählen die Module je Maschine.
Asset Management für die Maschinenakte.
Jede Maschine hat ihre Akte mit Stückliste und Dokumenten, im Industriestandard der Verwaltungsschale (AAS). Retrofits zeigen Sie über die Schnittstelle an der Maschine.
E-Commerce für den Ersatzteilshop.
Ihr Kunde bestellt aus der Akte bei Ihnen. Ersatzteilpakete je Seriennummer spielen Sie per CSV oder Schnittstelle ein, Nachfolger eines Teils über die Schnittstelle. Die Bestellung läuft in Ihr ERP weiter, auf Wunsch mit dem Kommentar Ihres Kunden.
Service Requests für die Anfragen.
Ihr Kunde fragt bei Ihnen an, auch nach einem Angebot oder nach Teilen.
Das Service Brain dazu.
Es beantwortet Fragen aus den Dokumenten, die Sie hochladen und für das Service Brain freigeben.
Fragen
Häufige Fragen
Brauche ich als Maschinenbauer ein eigenes Kundenportal?
Nicht unbedingt. Ihr Kunde braucht Ihre Teile, Ihre Unterlagen und Ihren Service dort, wo er seine Maschinen führt. Hat er Maschinen vieler Hersteller, kann das ein herstellerneutrales Konto sein, in dem Ihre Module stehen. Ein eigenes Portal können Sie daneben weiter betreiben.
Welche Daten brauche ich zuerst?
Die installierte Basis mit Seriennummer und Kunde und die Stückliste je ausgelieferter Maschine. Unterlagen, Preise und Verfügbarkeit kommen danach dazu.
Rechnet sich ein Kundenportal mit Ersatzteilshop?
Über eingesparte Anrufe allein nicht, über Ersatzteile eher. Im Rechenbeispiel von Transaction-Network trägt sich ein Portal mit Ersatzteilshop bei 100 Mio. € Firmenumsatz in drei Jahren, wenn der Ersatzteilumsatz um 4,5 % steigt. Unter rund 100 Mio. € Umsatz braucht es einen weiteren Grund.
Was kostet das bei Transaction-Network?
Hat ein Kunde Sie eingeladen, ist der Einstieg kostenlos: nichts für bis zu drei Kunden, solange Sie die Daten selbst einstellen. Ab dem vierten Kunden zahlen Sie 5 € je Maschine bei diesen Kunden und Monat, mindestens 300 € im Monat, ohne Grundpreis. Führen Sie Ihre ganze installierte Basis bei uns und laden Ihre Kunden selbst ein, gelten der Grundpreis von 2.000 € im Monat und die Module, die Sie wählen, je registrierter Maschine, etwa Asset Management für 3,00 €. Was das für Ihre installierte Basis heißt, rechnen wir mit Ihnen in der Demo durch.
Weiterlesen
- Wissen
Rechnet sich ein Kundenportal?
Keine sichere Prozentzahl, aber ein Rechenweg: wie wenig sich bewegen muss, je nach Umsatz.
- Wissen
Welcher digitale Ersatzteilkatalog eignet sich für Maschinenbauer?
Was ein digitaler Ersatzteilkatalog können muss und wie Ihr Kunde daraus bei Ihnen bestellt.
- Wissen
After-Sales-Software im Maschinenbau: Arten und Auswahlkriterien
Die Auswahl: welche Arten es gibt, acht Felder für die Bewertung und was Sie jeden Anbieter fragen.
Demo
Sehen Sie Ihre Maschinen in einem Konto.
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihr Maschinenpark in einem Konto aussieht: alle Hersteller, jede Maschine mit Akte, Wartung und Service Brain.